Política de tratamiento de datos personales de SOCC

Identificador: POLITICA-DATOS-SOCC-1.0 · Versión: 1.0 · Vigente desde: 2 de octubre de 2026

Responsable: Tu Aliado Financiero TAF S.A.S. (TAF), NIT 901.940.864-8, Carrera 54 No. 64A-45, oficina 6-402, Bogotá D.C., Colombia. Canal de privacidad: admin@somostaf.com · Soporte: WhatsApp +57 322 287 1449.

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, y explica cómo TAF trata datos personales en la plataforma SOCC (software de escritorio, portal Workspace, API, SOCC AI y Copilot, Centro de descargas y soporte).

1. En qué calidad trata TAF los datos

Cuando actúa como Encargado, TAF trata los datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y al contrato de transmisión incluido en los Términos y condiciones de SOCC.

2. Datos que se tratan

• Identificación y contacto: nombre, número de documento cuando el Despacho lo registra, cargo, correo, teléfono, organización y Empresas asignadas.
• Autenticación y seguridad: usuario, contraseña almacenada solo como huella criptográfica, secreto del segundo factor cifrado, registros de ingreso, dirección IP minimizada, agente de usuario abreviado y eventos de seguridad.
• Uso del Servicio: operaciones realizadas, aprobaciones, descargas, evidencias de aceptación y registros de auditoría.
• Datos de soporte: mensajes y adjuntos que el titular decida enviar.
• Datos del negocio del Despacho o la Empresa, tratados como Encargado (sección 1).

SOCC no está diseñado para tratar datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si un Despacho necesita registrar alguno de ellos (por ejemplo, en nómina), lo hace bajo su propia responsabilidad y autorización reforzada, y TAF los trata solo como Encargado.

3. Finalidades

TAF trata los datos para:

1. crear y administrar cuentas, Despachos, Empresas, roles y permisos;
2. autenticar a los Usuarios, prevenir fraude y accesos indebidos e investigar incidentes de seguridad;
3. prestar, operar, respaldar, actualizar y mejorar el Servicio, incluido el Centro de descargas;
4. procesar la información contable, tributaria, documental y de facturación electrónica conforme a las instrucciones del Despacho o la Empresa;
5. responder consultas de SOCC AI y Copilot cuando el Despacho los habilite;
6. prestar soporte y enviar comunicaciones necesarias sobre el Servicio, la seguridad y cambios de condiciones;
7. conservar la prueba de las aceptaciones, autorizaciones, accesos y operaciones;
8. facturar el Servicio y cumplir obligaciones contables, tributarias, legales y requerimientos de autoridad competente;
9. elaborar estadísticas técnicas agregadas, sin identificar personas, sobre disponibilidad, capacidad y calidad;
10. enviar información comercial sobre servicios de TAF solo a quien lo haya autorizado por separado; el titular puede retirarse en cualquier momento.

4. Autorización

TAF solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, mediante una acción afirmativa separada de la aceptación de los Términos y condiciones, y conserva su prueba. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Cuando TAF actúa como Encargado, corresponde al Despacho o a la Empresa obtener la autorización de sus titulares.

5. Derechos de los titulares

El titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de agotar el trámite ante TAF; revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos.

6. Cómo ejercer los derechos

Escriba a admin@somostaf.com indicando: nombre e identificación, descripción de la solicitud, dirección o correo de respuesta y, si actúa por otra persona, el documento que lo acredita. TAF podrá pedir información adicional razonable para verificar la identidad antes de entregar datos.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, TAF informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más con aviso al interesado. Si el reclamo está incompleto, TAF pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se tramita, el dato se marcará como «reclamo en trámite».

Cuando la solicitud se refiera a datos que TAF trata como Encargado, TAF la trasladará al Despacho o a la Empresa responsable dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes y avisará al titular.

7. Encargados y transmisión internacional

TAF se apoya en los siguientes proveedores, que actúan como sus encargados o subencargados bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

La entrega de datos a estos proveedores es una transmisión a encargados (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Para mayor transparencia, TAF solicita además la autorización expresa del titular para la transmisión a Brasil y Estados Unidos. Cualquier cambio de proveedor o de país se reflejará en una nueva versión de esta política.

8. Seguridad

TAF aplica, entre otras, estas medidas: contraseñas almacenadas con funciones de derivación robustas, verificación en dos pasos, permisos validados en el servidor por Empresa, aislamiento por Despacho en la base de datos (seguridad a nivel de fila), cifrado en tránsito (HTTPS), registros de auditoría, copias de seguridad, minimización de direcciones IP y de agentes de usuario, y secretos guardados fuera del código. El acceso del personal de TAF se limita a lo necesario para su función.

Ante un incidente de seguridad, TAF lo contendrá, evaluará su impacto, informará a los Despachos afectados y, cuando corresponda, a los titulares y a la SIC en los términos que exija la ley.

9. Conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales. Como regla: las cuentas, mientras estén activas y dos (2) años después; las evidencias de aceptación y autorización, mientras dure la relación y cinco (5) años después; los registros de seguridad, veinticuatro (24) meses; los libros y soportes contables de las Empresas, el plazo legal (diez años según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005) bajo la decisión del Despacho o la Empresa responsable. La tabla completa está en la Tabla de retención de datos de SOCC, disponible a solicitud.

10. Almacenamiento en el navegador

El portal guarda en el almacenamiento local del navegador únicamente lo necesario para funcionar: la sesión del Usuario, la Empresa activa y preferencias de uso. No usa cookies publicitarias ni de seguimiento. Al cerrar sesión se elimina la información de la sesión.

11. Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los cambios sustanciales, en especial los que afecten las finalidades o la identidad del Responsable, se informarán antes de aplicarse por el portal o por correo, y se pedirá una nueva autorización cuando la ley lo exija. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras TAF preste el Servicio.